第127本《我要準時下班！終結瞎忙的超．時短術》(上篇) - 方格子

528公司、16萬人驗證，史上最有效的省時工作法！

越川慎司．平安文化．2021/01．林佩玟譯．

推薦給：

❦ 想終結"瞎忙"的人！

❦ 想知道有什麼方法為自己"增加時薪"的人！

"瞎忙"，這樣真的很瞎，沒有人會想瞎忙吧？但人在屋簷下，不得不瞎忙！

然而若是可以終結瞎忙，就能為自己加時薪！因為時薪就是「薪資除以工作時間」所得到的數字啊……

越川社長的團隊，從26間公司，共16萬人的挑戰中，統整出效果立現的終結瞎忙「JITAN術」。而且他自己現在也力行這種工作態度，過著周休三日，每周工作30小時的生活！

除了上述原則外，全書前半段，的確非常務實地分享他們在許多公司實測的結果，具體提出可以終結瞎忙的好方法，甚至連「表情」都列入管控範圍！

書中提到一個「嘴角上揚」活動，作者團隊將此活動初引入合作對象公司時，曾遭公司管理階層強烈反彈，作者還被叫到小房間訓話超過一小時，於是只好先跟合作公司約定僅試辦兩週，如無成效就不繼續，合作公司才勉強實施此「嘴角上揚」活動；事後作者以匿名問卷調查，得到回答有效占92%，希望繼續占78%！

圖片引自本書第33頁

更重要的是，在會議中實施「嘴角上揚」活動後，竟能讓會議更順利的進行及結束！

(「嘴角上揚」活動能節省8%會議時間)

占用商務人士時間的三大要事

一、公司內部會議 二、製作資料 三、電子郵件

「會議瘦身」篇

❦停止花了長時間卻無法提升成果的會議

作者團隊透過十八間公司，一萬七千個小時之後的調查結果，統整出能夠達成目標、提出成果的會議具備以下三項要素：

①有明確的目標

②事前已分發準備完善的議程

③必要人員有參加會議

雖然是很理所當然的事，但只要欠缺其中一項要素，會議的成功率就會降到40%以下，而三項要素全部具備的會議，成功率則可提升至87%！

不具備這三項要素的會議，即使花費了與會者的時間，也難以提出成果，因此是需要進行「縮短時間 」的對象，講白了，就是「這是沒用的會議」。

❦嘴角上揚，成果也會跟著上揚。

在會議中與會者的「表情」也極為重要，經常皺著眉頭，或臭著一張臉的人，請有意識地放鬆自己的表情，這個指令與其說是要帶著笑容，不如說是上揚嘴角。

最顯著成果是會議時間減少了！不僅消除了「凝重沉悶的氣氛」，讓會議充滿活力，也帶來會議進行速度變快的效果，與會者也能激發更多想法的改善成果。

❦一百日圓計時器的效果

經過調查，二十六間公司中回答「多數會議無法在表定時間內結束」的員工多達六成以上……

主辦單位若在會議開始時，將計時器設定「結束前十分鐘 」，時間一到，就用剩下的時間確認產出(達成的目標)，並決定下一步行動。

我們在十一間公司引進計時器之後，其中九間公司超過七成的員工回答「會議終於可以在表定時間結束」，只是一百日圓的投資就能讓會議在表定時間結束的話，投資報酬率很高呢！

❦培育會議引導者

從先前的內容可以看出，掌控會議時間和會議氣氛，對於同時達到縮短時間與改善品質相當重要，然而，這兩種方式只是基本設計的部分，想要順利運用這些方鋨，就需要有會議引導的能力 。

「會議引導者」即是擔任場面管理者，不僅要管理時間，也要掌控會議室的氣氛，好讓在場人員能輕鬆提出意見。如果偏離主題，就要設法讓討論回到原本的目標，當討論停滯，就要引導出其他與會者的意見，有時還要妙語如珠，幫場面炒熱，還得活用白板、確認會議紀錄的狀況，以及掌握會議的動態。

請從團隊中挑選一人、接受密集訓練！

「為郵件設定新規則」篇

❦為CC製定規則以減少流通量

CC是指Carbon Copy，就是郵件副本，將相關人員或上司前輩等「似乎有必要的人」放入CC欄中，隨著信件往來，不僅CC的人數越來越多，流量及收信量也會越來越多。

「應該停止不必要的CC」，這種定性式的指令是很難實際產生具體行動的。因此，為CC及信件標題制定明確的規則，才能真實地減少郵件收件數。

❦郵件內文控制在一○五字以內

郵件內文一旦超過一○五字，就有閱讀率下降的傾向，且收件者偏好能在一○五字裡聚焦於重要事項、簡潔交代的郵件。

❦一個半小時確認一次新郵件

不用時時確認，而且其實重點是「決定要看郵件的時間」，好將精力放在重要事項，或是不讓不必要的郵件冒出來。

❦「兩分鐘後寄出」：避免搞錯收件者，失去對方的信任。

❦利用即時通訊軟體提升速度

據統計，引進即時通訊軟體的一千六百二十九間公司中，平均可以減少49%的公司內部郵件，會議也平均減少了25%，而生產力則平均提升了32%。商務即時通訊軟體和網路會議一樣，除了學習之外，更要獲制變成習慣。

「製作雙向接收的資料」篇

❦不要端咖啡給想喝水的人

製作資料只是一種手段，我們應該著眼的目標是透過資料，讓對方產生共鳴，進而誘發對方採取我們想要的行動。

圖片摘自本書第75頁

❦不是單向傳達，而是雙向接收

如何才能打動閱讀者？根據調查結果得出的「打動人心資料」的基本模板為一張投影片的字數不超過一○五字，顏色則在三種以內。

具體特徵為：

一張投影片一項訊息列出希望對方採取的具體行動有總結的投影片

❦利用手寫草稿縮短作業時間

❦減少退件修改的「前饋」機制

作者團隊深入探討為什麼會發生長時間工作時，出現了「處理問題」以及「退件修改」這兩組關鍵詞。

問題的緊急處理方式，除了事先定好應對流程之外別無他法；但是退件修改則是可以「減少」的。

修正作業會耗去大量的時間與精力，因為退件修改是負面驚嚇(沒有預期的悲傷驚訝)，因會降低製作者的動力，在這樣的狀態下，即使進行內容修正效率也不佳，白白拉長了工作時間。

解決方式是請資料收受方先看過完成度百分之二十的內容，這樣可以先從收受方那裡獲得意見回饋，因此取名為「前饋(feedforeard)」。

以上是書中前半段，針對職場中統計最費時的三大項目，提供了許多具體的實行方法；

但書中後半段，越川社長還提供了許多職涯心法，也非常值得參考！

第127本《我要準時下班！終結瞎忙的超．時短術》(下篇)[1]

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【🚀效率學】[2]

【🔮小昕藏書】[3]

References

第127本《我要準時下班！終結瞎忙的超．時短術》(下篇) 效率學 (vocus.cc) 小昕藏書 (vocus.cc)